ICC Case Materials on the Taking of Evidence with References to the IBA Rules

E-Chapter from ICC Dispute Resolution Bulletin 2016 - Issue 1

ICC Case 15151

Final Award Date: August 2012

Place of arbitration: Geneva, Switzerland

Origins of parties: Europe, Middle East

Applicable substantive law: law of Middle Eastern state

Claimant, a European company, won a contract for the supply of vehicles and related training and technical assistance to Respondent, a company owned by a Middle Eastern state X. The vehicles proved to be defective and a dispute arose between the parties over the causes of the defects and the enforcement of guarantees. To support its submission that the defects were due to faulty design, Respondent produced a ‘Technical Expertise Report’ drawn up at the request of a state court in response to an application by Respondent for an interim measure to obtain expert evidence. Claimant maintained that the report should be rejected as it had been introduced unfairly, did not comply with agreed procedural rules, including those of the IBA, and contained mistakes. The arbitral tribunal decided to admit the report in the proceedings but to assess it freely and with due regard for its shortcomings and the circumstances in which it was drawn up.

[FR] La demanderesse, une société implantée en Europe, avait gagné un contrat de fourniture de véhicules, de formation et d’assistance technique associées, auprès de la défenderesse, une société détenue par un État du Moyen-Orient. Les véhicules s’étant avérés défectueux, un litige a surgi entre les parties au sujet de l’origine des défauts et de l’exécution de garanties. La défenderesse a prétendu que les défauts étaient dus à une mauvaise conception et, pour étayer sa prétention, a présenté un rapport d’expertise technique. Il avait été dressé à la demande d’un tribunal étatique qu’elle avait saisi d’une requête de mesure provisoire visant la constitution d’une preuve d’expert. La demanderesse a plaidé pour le rejet du rapport, arguant qu’il avait été introduit d’une manière déloyale, qu’il ne respectait pas les règles de procédure qui avaient été convenues, notamment celles de l’IBA, et qu’il était entaché d’erreurs. Le tribunal arbitral a décidé que le rapport était recevable, mais s’est réservé toute liberté d’appréciation, en tenant compte de ses failles et des circonstances de son élaboration.

[ES] El demandante, una empresa europea, obtuvo un contrato para el suministro de vehículos, así como la formación y asistencia técnica asociadas, al demandado, una empresa perteneciente a un Estado del Oriente Medio. Los vehículos demostraron ser defectuosos, por lo que surgió una controversia entre las partes relacionada con las causas de los defectos y la ejecución de garantías. Para respaldar su alegato de que los defectos se debían a un problema de diseño, el demandado presentó un 2 informe de pericia técnica elaborado a petición de un tribunal estatal en respuesta a una solicitud del mismo demandado de una medida provisional para obtener pruebas de expertos. El demandante sostuvo que el informe debía ser rechazado porque se había sometido de forma desleal, no cumplía las normas de procedimiento acordadas, incluidas las de la IBA, y contenía errores. El tribunal arbitral decidió admitir el informe en el procedimiento, pero preservó su libertad de apreciación y de considerar sus fallos y las circunstancias de su elaboración.

ICC Case 15583

Final Award Date: November 2010

Place of arbitration: Frankfurt, Germany

Origins of parties: Europe, Middle East

Applicable substantive law: UAE law

Pursuant to a partnership contract, Respondent, a Polish company, entrusted a company X, whose rights were subsequently assigned to Claimant, with the marketing of its products and provision of operational support in the Middle East. For its services X was to receive a commission fee. The partnership contract was then replaced with a framework contract under which Respondent was allowed to establish direct relations with designated customers in return for the payment of commission of 17.5% to X on the value of contracts made with those customers. For this purpose, Respondent set up Y, a wholly-owned subsidiary, in the Middle East. Claimant initiated arbitration following Respondent’s failure to pay commission fees or provide information on contracts made with designated customers. Respondent argued that the sums were not due as Claimant had failed to fulfil its obligations as agent. Before considering Claimant’s claim for commission, the sole arbitrator ruled on Respondent’s refusal to comply with the document production order issued by the arbitrator at Claimant’s request. The arbitrator held that Respondent could not rely on the separate legal personality of Y to evade disclosure, as Y was an instrumentality of Respondent, which must therefore be considered to have the relevant information at its disposal.

[FR] Conformément à un contrat de partenariat, la défenderesse, une société polonaise, avait confié à la société X, dont les droits avaient été cédés à la demanderesse par la suite, la commercialisation de ses produits et la fourniture d’un soutien opérationnel au Moyen-Orient. Pour ses services, X devait recevoir des commissions. Le contrat de partenariat a ensuite été remplacé par un contrat cadre permettant à la défenderesse d’établir des relations directes avec des clients désignés, en contrepartie du paiement à X d’une commission de 17,5 % de la valeur des contrats conclus avec ces clients. À cet effet, la défenderesse a créé au Moyen-Orient une filiale Y, entièrement sous son contrôle. La demanderesse a introduit une procédure d’arbitrage suite au refus de la défenderesse de payer les commissions ou de fournir des renseignements sur les contrats conclus avec les clients désignés. La défenderesse a soutenu que les sommes n’étaient pas dues puisque la demanderesse avait manqué à ses obligations d’agent. Avant de traiter la demande de paiement des commissions, l’arbitre unique a statué sur le refus de la défenderesse de se conformer à l’ordonnance de communication de documents qu’il avait émise à la demande de la demanderesse. L’arbitre a estimé que la défenderesse ne pouvait échapper à son obligation de communication au motif de la personnalité distincte de Y qui n’était autre qu’un instrument de la défenderesse. Par conséquent, elle ne pouvait que disposer des renseignements recherchés.

[ES] De conformidad con un contrato de colaboración, el demandado, una empresa polaca, encomendó a una empresa X, cuyos derechos posteriormente se asignaron al demandante, la comercialización de sus productos y la prestación de apoyo operativo en el Oriente Medio. La empresa X debía recibir comisiones por sus servicios. El contrato de colaboración se sustituyó ulteriormente por un contrato marco por el cual se habilitaba al demandado a establecer relaciones directas con determinados clientes a cambio del pago a X de una comisión del 17,5% del valor de los contratos celebrados con dichos clientes. A tal fin, el demandado creó Y, una filial de propiedad absoluta, en el Oriente Medio. El demandante inició un procedimiento de arbitraje en vista de que el demandado no pagó las comisiones ni proporcionó información sobre los contratos firmados con los clientes designados. El demandado alegó que no debía tales sumas dado que el demandante no había cumplido sus obligaciones como agente. Antes de examinar la reclamación de la comisión por parte del demandante, el árbitro único se pronunció sobre la negación del demandado de respetar la orden de presentar documentos por él emitida a petición del demandante. El árbitro estimó que el demandado no podía escapar a la obligación de divulgación con el pretexto de la personalidad jurídica propia de Y, puesto que esta última era un instrumento del demandado y que, por consiguiente, podía considerarse que disponía de la información relevante.

ICC Case 16090

Final Award Date: February 2011

Place of arbitration: Geneva, Switzerland

Origins of parties: Central America, Europe

Applicable substantive law: Swiss law

Pursuant to a brokerage contract, Claimant was appointed as Respondent’s advisor and consultant for the purpose of marketing and supplying industrial equipment in Central America. For its services, Claimant was to be paid commission fees. Claimant initiated the arbitration to recover commission payments that Respondent had withheld on the grounds that the brokerage contract concealed illicit payments and should be considered null and void. In support of its allegation of bribery, Respondent referred to Claimant’s lack of cooperation in the taking of evidence. However, the arbitrator found that there were no circumstances justifying the allegation of bribery and cautioned that adverse inferences should not be drawn lightly in relation to corruption.

[FR] Dans le cadre d’un contrat de courtage, le défendeur avait nommé le demandeur comme son conseiller et consultant aux fins de la vente et de la fourniture d’équipements industriels en Amérique centrale. Le demandeur devait recevoir des commissions en rémunération de ses services. Il a introduit une procédure d’arbitrage afin de recouvrer les commissions que le défendeur avait refusé de payer au motif que le contrat de courtage cachait des paiements illicites et devait être réputé nul. À l’appui de son allégation de corruption, le défendeur a invoqué le manque de coopération du demandeur dans l’administration de la preuve. Toutefois, l’arbitre a conclu qu’aucune circonstance ne justifiait l’allégation de corruption et déconseillait de tirer à la légère des conclusions négatives quand la corruption était en cause.

[ES] De acuerdo con un contrato de corretaje, el demandante fue nombrado asesor y consultor del demandado para la comercialización y suministro de equipos industriales en América Central. El demandante, que debía recibir comisiones por sus servicios, inició el arbitraje para recuperar las comisiones que el demandado había retenido sobre la base de que el contrato de corretaje disimulaba pagos ilícitos y que debía considerarse nulo y sin efecto. Para respaldar su alegación de corrupción, el demandado mencionó la falta de cooperación del demandante en la administración de pruebas. Sin embargo, el árbitro consideró que no había circunstancias que justificaran la alegación de corrupción y desaconsejó recurrir a inferencias negativas a la ligera en asuntos de corrupción.

ICC Case 16391

Final Award Date: December 2010

Place of arbitration: Vienna, Austria

Origins of parties: Europe, Middle East

Applicable substantive law: Swiss law

Claimant was appointed as the distributor of Respondent’s products in a West Asian country. Following the termination of the distribution agreement by the manufacturer, the distributor initiated arbitration proceedings claiming payment of commission, expenses and damages. During the proceedings, Respondent requested that Claimant be ordered to produce communications it had exchanged with a company X, with which it had secured a contract for the purchase of Respondent’s products. It was alleged that this contract had been won by means of illicit payments. Respondent requested that an adverse inference be drawn from Claimant’s refusal to comply with the order. The sole arbitrator did not accede to this request, noting that local business practices, which resulted in less documentation of the details of business transactions than would be the case elsewhere, made an adverse inference unjustified.

[Fr] Le demandeur avait été désigné comme le distributeur des produits du défendeur dans un pays d’Asie de l’Ouest. Suite à la résiliation de l’accord de distribution par le fabricant, le distributeur a introduit une procédure d’arbitrage dans laquelle il a réclamé le paiement des commissions, des frais et des dommages-intérêts. Au cours de la procédure, le défendeur a demandé à l’arbitre unique d’ordonner au demandeur de produire les communications qu’il avait échangées avec une société X, qui, par son intermédiaire, s’était engagée à acheter les produits du défendeur. Le contrat d’achat aurait été obtenu grâce à des paiements illicites, selon le défendeur, qui a demandé à l’arbitre de tirer des conclusions négatives du refus du demandeur de se conformer à l’ordonnance de production des communications. L’arbitre a rejeté cette demande, en faisant remarquer que, dans la pratique commerciale de la région concernée, le détail des opérations commerciales étaient moins documenté qu’ailleurs et que, de ce fait, il n’était pas justifié de tirer des conclusions négatives.

[ES] El demandante fue designado distribuidor de los productos del demandado en un país de Asia Occidental. Tras la rescisión del contrato de distribución por parte del fabricante, el distribuidor inició un procedimiento de arbitraje para reclamar el pago de las comisiones, los gastos y los daños y perjuicios. Durante el procedimiento, el demandado solicitó que al demandante se le ordenara presentar las comunicaciones intercambiadas con una empresa X, que se había comprometido a comprar los productos del demandado por su intermediación. El demandado alegó que este contrato se había obtenido mediante la realización de pagos ilícitos y pidió que se extrajeran conclusiones desfavorables de la negación del demandante de acatar la orden. El árbitro único no accedió a esta petición, señalando que no se justificaba 7 hacer inferencias negativas, ya que, en las prácticas empresariales locales, los detalles de las transacciones comerciales estaban menos documentadas que en otros lugares.

ICC Case 16695

inal Award Date: March 2011

lace of arbitration: Santiago, Chile

rigins of parties: South America, Europe

Applicable substantive law: Chilean law

Following the breakdown of equipment supplied by Respondent, a European manufacturer, to a Chilean company, the Chilean company’s insurer initiated arbitration against the manufacturer to recover the amount of the indemnification paid to the insured. After finding that the insurer was entitled to act in lieu of the purchaser by virtue of statutory subrogation in Chilean law, the sole arbitrator addressed the reasons and responsibility for the failure of the equipment. In doing so, he considered the evidence put forward and, in this connection, Respondent’s refusal to produce certain documents and the failure of two of Respondent’s witnesses to appear at the hearing. He found that the statements of those witnesses could not be taken into consideration and that, although the documents withheld by Respondent were not essential to deciding the case and therefore could not justify the drawing of adverse inferences, Respondent’s lack of cooperation should be sanctioned in the arbitrator’s decision on costs.

[FR] Suite à une panne de l’équipement que le défendeur, un fabricant européen, avait fourni à une société chilienne, l’assureur de celle-ci a intenté une procédure d’arbitrage contre le fabricant afin de recouvrer le montant de l’indemnité versée à l’assuré. L’arbitre unique a d’abord déterminé que l’assureur était autorisé à agir à la place de l’acheteur, en vertu de la subrogation légale prévue par le droit chilien. Ensuite, l’arbitre a examiné les causes de la panne et cherché le responsable. Pour ce faire, il s’est penché sur les éléments de preuve et, à cet égard, sur le refus du défendeur de produire certains documents et le défaut de comparution de deux témoins du défendeur à l’audience. Il a conclu qu’il ne pouvait tenir compte des déclarations de ces témoins et, tout en admettant que les documents en question n’étaient pas déterminants pour l’issue du litige et donc ne lui permettaient pas de tirer des conclusions négatives, il a conclu qu’il devait néanmoins, dans sa décision sur les coûts, sanctionner le défaut de coopération du défendeur.

[ES] Con motivo de la avería de los equipos que el demandado, un fabricante europeo, había suministrado a una empresa chilena, el asegurador de esta última inició un procedimiento de arbitraje contra el fabricante para recuperar el importe de la indemnización pagada al asegurado. Tras determinar que el asegurador estaba facultado para actuar en nombre del comprador en virtud de una subrogación legal prevista en la ley chilena, el árbitro único examinó los motivos y la responsabilidad del fallo del equipo. Para ello, consideró las pruebas presentadas y, en este contexto, la negación del demandado de presentar determinados documentos y la no comparecencia de dos de los testigos del demandado en la audiencia. El árbitro 9 concluyó que las declaraciones de estos testigos no podían tenerse en cuenta y, si bien admitió que los documentos retenidos por el demandado no eran esenciales para resolver el caso y que, por lo tanto, no justificaban hacer inferencias negativas, estimó que en su decisión relativa a los costos debía sancionarse la falta de colaboración del demandado.

ICC Case 17272

Final Award Date: March 2013

Place of arbitration: Geneva, Switzerland

Origins of parties: Europe

Applicable substantive law: Swiss law

The arbitration related to alleged breaches of a contract under which Respondent, a Belgian company, designed and supplied equipment for a Polish company (Claimant 2), whose rights were subsequently assigned to another Polish company (Claimant 1). The procedural rules drawn up for the arbitration allowed the parties to retain one or more expert witnesses to submit expert evidence or to request the arbitral tribunal to appoint one or more experts for this purpose. At Claimant’s request, the arbitral tribunal appointed an expert, X, on the basis of a proposal of three candidates by the ICC International Centre for Expertise. The procedure relating to the expert was subject to specific rules, which provided for the expert to submit a draft of his report for the tribunal and the parties to comment on, prior to submission of the final report. This provision was intended to enhance the efficiency of the expert procedure, although it marked a departure from the procedure set out in the IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration. Upon receipt of the draft expert report, Claimant immediately objected and requested the dismissal of the expert and the appointment of another expert. The arbitral tribunal considered Claimant’s objections unjustified and continued the expert procedure in accordance with the rules agreed with the parties. It concluded that the expert’s evidence was admissible but of limited use for its finding on the issue in dispute and that Claimant’s behaviour in relation to the expert procedure was counterproductive to its cause.

[FR] L’arbitrage portait sur la violation alléguée d’un contrat qui chargeait la défenderesse, une société belge, de la conception et la fourniture d’équipements pour une société polonaise (la demanderesse 2), dont les droits ont été cédés par la suite à une autre société polonaise (la demanderesse 1). Les règles de procédure élaborées pour l’arbitrage autorisaient les parties à commettre un ou plusieurs experts à soumettre des témoignages d’expert, ou à demander au tribunal arbitral d’en nommer un ou plusieurs à cette fin. À la demande de la demanderesse, le tribunal arbitral a nommé un expert X parmi trois candidats proposés par le Centre international d’expertise de la CCI. La procédure d’expertise était soumise à des règles particulières, qui prévoyaient que l’expert devait soumettre un projet de son rapport au tribunal et aux parties pour commentaire, avant de soumettre le texte final. Cette règle avait pour objet d’améliorer l’efficacité de la procédure d’expertise, même si elle dérogeait à la procédure prévue par les Règles de l’IBA sur l’administration de la preuve dans l’arbitrage international. La demanderesse a contesté le projet de rapport dès qu’elle l’a reçu et a demandé la révocation de l’expert et la nomination d’un nouvel expert. Le tribunal arbitral a estimé que la contestation de la demanderesse n’était pas justifiée et a poursuivi la procédure d’expertise conformément aux règles convenues 11 avec les parties. Il a conclu que le témoignage de l’expert, tout en étant recevable, était d’une utilité limitée pour sa détermination de la question en litige et que le comportement de la demanderesse dans le cadre de la procédure d’expertise allait à l’encontre de sa cause.

[ES] El arbitraje estaba relacionado con presuntas infracciones de un contrato por el cual el demandado, una empresa belga, diseñaba y suministraba equipos para una empresa polaca (demandante 2), cuyos derechos se asignaron posteriormente a otra empresa polaca (demandante 1). Las normas de procedimiento elaboradas para el arbitraje autorizaban a las partes a acudir a uno o más peritos para que presentaran pruebas de expertos o a solicitar al tribunal arbitral que nombrara a uno o más peritos a tal fin. A petición del demandante, el tribunal arbitral nombró a un perito, X, entre los tres candidatos propuestos por el Centro Internacional de Peritaje de la CCI. El procedimiento de peritaje estaba sujeto a normas específicas, según las cuales el perito debía presentar un proyecto del informe al tribunal y a las partes para permitirles formular observaciones antes de entrega del texto final. Esta disposición tenía como finalidad mejorar la eficacia del procedimiento de peritaje, aunque se apartaba del procedimiento establecido en las Reglas de la IBA sobre la Práctica de Prueba en Arbitraje Internacional. Una vez recibido el proyecto del informe pericial, el demandante planteó objeciones inmediatamente y solicitó la destitución del perito y el nombramiento de otro experto. El tribunal arbitral consideró que las objeciones del demandante no estaban justificadas y continuó el procedimiento de peritaje de conformidad con las normas acordadas con las partes. Llegó a la conclusión de que, a pesar de ser admisibles, las pruebas del perito tenían una utilidad limitada para su decisión sobre el asunto controvertido y que el comportamiento del demandante en relación con el procedimiento de peritaje era contraproducente para su causa.

ICC Case 18033

Terms of Reference, Procedural

Orders Dates: January–July 2012

Place of arbitration: Geneva, Switzerland

Origins of parties: Middle East

Applicable substantive law: Luxembourg law

The Saudi Arabian Claimant wished to set up a business using a brand name and concept developed by a group of companies X and its founder, Mr A. For this purpose it entered into a memorandum of understanding with Respondent, a company incorporated by the X group in Kuwait. In the memorandum of understanding, the parties agreed to the creation of a Saudi Arabian company (X Saudi Arabia) jointly owned by Claimant and Respondent and to the right for Claimant to use the X brand in return for the payment of a licence fee. Claimant paid the licence fee, but the joint venture X Saudi Arabia was never established. As a result, Claimant notified Respondent of the termination of the memorandum of agreement and initiated first mediation, then, as no settlement was reached, arbitration, to recover the licence fee it had paid. Respondent raised preliminary objections, arguing that another company in the X group, incorporated in the United Kingdom (‘X UK’), was involved and should be joined to the proceedings. The X group also included companies incorporated in other countries, including one in Luxembourg, which held a 49% interest in Respondent, the other 51% being held by a Kuwaiti company Y. The arbitration was bifurcated to allow the sole arbitrator first to address the jurisdictional and procedural objections raised by Respondent. In the course of this initial phase, a number of procedural orders were issued dealing with evidence required or requested in order to clarify the relations between the various companies in the X group and their involvement in the memorandum of understanding. In dealing with evidentiary issues, the arbitrator had regard to the Terms of Reference, the 1998 ICC Arbitration Rules, the Swiss Private International Law Act (PILA) and the 2010 IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration, which he was authorized to use for guidance, but without being bound by them.

[FR] La demanderesse, originaire d’Arabie saoudite, souhaitait lancer une entreprise utilisant une marque et un concept créés par un groupe de sociétés, X, et son fondateur, Monsieur A. À cet effet, elle a conclu un protocole d’accord avec la défenderesse, une société immatriculée par le groupe X au Koweït. Dans le protocole d’accord, les parties sont convenues de la création en Arabie saoudite d’une société (« X Saudi Arabia »), détenue conjointement par la demanderesse et la défenderesse, et de l’octroi à la demanderesse du droit d’utiliser la marque X contre paiement d’une redevance. La demanderesse a procédé au paiement de la redevance, mais la coentreprise X Saudi Arabia n’a jamais été créée. Par conséquent, la demanderesse a notifié à la défenderesse la résiliation du protocole d’accord et a commencé d’abord une procédure de médiation et, un règlement 13 amiable n’ayant pu être trouvé, ensuite une procédure d’arbitrage, afin de recouvrer la redevance qu’elle avait payée. La défenderesse a soulevé des exceptions, arguant qu’une autre société, immatriculée au Royaume-Uni et appartenant au groupe X (« X UK »), était impliquée et qu’il fallait la faire intervenir dans la procédure. Le groupe X comptait également des sociétés immatriculées dans d’autres pays, dont une au Luxembourg, qui détenait une participation à hauteur de 49 % dans la défenderesse, les 51 % restants étant détenus par une société koweïtienne, Y. La procédure d’arbitrage a été segmentée afin de permettre à l’arbitre unique de traiter d’abord les exceptions de compétence et de procédure soulevées par la défenderesse. Cette phase préliminaire a donné lieu à plusieurs ordonnances de procédure portant sur les éléments de preuve qui étaient nécessaires ou demandés en vue d’éclaircir les relations entre les différentes sociétés appartenant au groupe X et le rôle que ces sociétés jouaient dans le protocole d’accord. Pour traiter les questions de preuve, l’arbitre s’est référé à l’acte de mission, au Règlement d’arbitrage de la CCI de 1998, à la loi suisse sur le droit international privé et aux Règles de l’IBA sur l’administration de la preuve dans l’arbitrage international de 2010, celles-ci pouvant lui servir de lignes directrices sans force contraignante.

[ES] El demandante saudí deseaba establecer un negocio usando una marca comercial y un concepto desarrollados por un grupo de empresas X y su fundador, Señor A. Con este propósito, suscribió un memorando de entendimiento con el demandado, una empresa registrada por el grupo X en Kuwait. En el memorando de entendimiento, las partes acordaron la creación de una empresa saudí («X Saudi Arabia») de propiedad conjunta del demandante y el demandado y el derecho del demandante de usar la marca X como contrapartida del pago de un derecho de licencia. El demandante pagó dicho derecho, pero nunca se llegó a crear la sociedad conjunta X Saudi Arabia. Como resultado, el demandante notificó al demandado la rescisión del memorando de acuerdo y, para recuperar derecho de licencia pagado, inició primero una mediación y después, en vista de que no se alcanzó un arreglo amistoso, un arbitraje. El demandado formuló objeciones preliminares argumentando que otra empresa del grupo X registrada en el Reino Unido («X UK») estaba implicada y que debía participar en el procedimiento. El grupo X también comprendía empresas establecidas en otros países, incluyendo una en Luxemburgo, que tenía una participación del 49% en la empresa demandada, y el 51% restante pertenecía a una empresa kuwaití Y. El arbitraje se bifurcó para permitir que el árbitro único abordara primero las objeciones jurisdiccionales y de procedimiento planteadas por el demandado. En el transcurso de esta fase inicial, se emitieron diversas órdenes de procedimiento en relación con las pruebas necesarias o exigidas para aclarar las relaciones entre las diferentes empresas del grupo X y su participación en el memorando de entendimiento. Para tratar las cuestiones probatorias, el árbitro tuvo presente el acta de misión, el Reglamento de Arbitraje de 1998 de la CCI, la ley suiza sobre el derecho internacional privado (PILA) y las Reglas de la IBA sobre la Práctica de Prueba en Arbitraje Internacional, las cuales estaba autorizado a usar como guía, pero sin obligación acatarlas.